Datenbank & CRM
Zentrale & sichere Lösung mit individuellen Ansichts- & Zugriffsrechten
Der Kontaktpool bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Datensätze zu kategorisieren, zu clustern und diverse themenbezogene Verteilerlisten anzulegen. So erstellen Sie einfach und schnell Ihre abteilungsübergreifende Gästeliste. Dank automatisierter Dublettenprüfung sorgt unser Tool für saubere Daten. Immer und überall online abrufbar sind dabei sämtliche zur Person hinterlegten Informationen sowie deren Event-Historie. Das Daten- & Listenhandling ist dabei ein Kinderspiel – egal wie viele Veranstaltungen und Registrierungsprozesse parallel laufen.
Gäste, Teilnehmer & Kontaktgenerierung
Sekundenaktueller Stand der Anmeldungen, Zu- & Absagen
Ob geschlossener Teilnehmerkreis mit persönlicher Einladung oder Link für eine externe Registrierung – Ihre Gästeliste kann auf beiden Wegen generiert werden. Die Daten ihrer Teilnehmer sind immer aktuell, da der Gast diese selbst einträgt und bis zum Rückmeldeschluss aktualisieren kann. Bestens geeignet ist die guestcom toolbox zudem auch zur Lead-Generierung im Rahmen von Promotion-Aktionen wie Gewinnspielen o.ä..
Customizing & Templates
Individuelle Vorlagen & Layouts für vielfältige Nutzungsoptionen
Ob von uns oder durch Sie – die Datenstruktur kann an Ihre Bedürfnisse angepasst und je nach Bedarf können zusätzliche Felder zur Datenspeicherung erstellt werden. Websites, E-Mails, ePasses, Serienbriefe usw. können in Ihrer CI oder in einem eventspezifischen Layout erstellt werden. Maßgeschneiderte Templates zur Kommunikation mit Ihren Gästen oder Teilnehmern können Sie jederzeit nutzen und einfach individualisieren.
Online-Registrierung & Websites
DSGVO-konform & Compliance-kompatibel
Die sichere & formal korrekte Erfassung der Gästedaten ist der zentrale Angelpunkt unserer Registrierungsseiten. Auf der mobileoptimierten Akkreditierungsseite – wenn gewünscht auch mehrsprachig – können alle relevanten Abfragen integriert werden. Dank des in der Mail enthaltenen EasyLogins hat der Teilnehmer jederzeit Zugriff auf die Website und kann seine Daten ergänzen bzw. aktualisieren. Nach Abschluss der Registrierung erhält der Teilnehmer automatisiert eine personalisierte Bestätigungs-Mail mit zusätzlichen Anhängen, wie eTicket, Kalendertermin oder PDFs. Darüber hinaus können ganz einfach separate Info-Seiten, z.B. als Bildergalerie, Eventprogramm, o.ä., erstellt werden.
Event-Kommunikation & Mailings
Individuelle ansprechende Layouts im Event- & Kunden-Design
Einladungen mit Easy-Login zur Landingpage, Anmeldebestätigungen mit Kalenderelement & Veranstaltungsprogramm, Dankesmails mit Link zur Bildergalerie oder eTickets mit QR-Code und ePass für den Check-In vor Ort können automatisch oder per Knopfdruck versendet werden. Die personalisierte (Gast-)Kommunikation in Ihrem eventspezifischen Design kann auch für Serienbriefe und andere Druckerzeugnisse angewendet werden. So können Sie beliebig viele Templates anlegen und diese auch für die gruppenspezifische Kommunikation innerhalb eines Events nutzen.
Teilnehmermanagement
Informationsgewinnung klar & einfach strukturiert
Komplexe Abfragen können in die Online-Registrierung einfach eingebunden werden, ebenso ist der Upload von Bildern und Dokumenten seitens der Gäste möglich. Auch kontingentierte Angebote sind kein Problem. Unterschiedlichste Layouts, Informationen, Abfragen und Auswahlmöglichkeiten können je Gäste-Gruppe abgebildet werden. Die guestcom toolbox bietet vielfältige Features zum Teilnehmermanagement und führt alle gewonnenen Informationen in einer Gästeliste zusammen.
Event-Statistiken & Berichte
Relevante Informationen auf einen Blick
Stets direkt im Dashboard oder in der App ersichtlich: der sekundenaktuelle Stand der Zu- & Absagen, die Auslastung der Location und der Buchungsstatus einzelner Artikel. Für alle anderen Arten von Berichten, Auflistungen & Informationszusammenstellungen können individuelle Templates inkl. Bildern zur einfachen PDF-Generierung hinterlegt werden. Dies umfasst auch Verkaufs-Reportings und steuerlich relevante Auswertungen – alles in Ihrer CI.
Ticketing & Shop
Transparente Buchungsprozesse & Kapazitätenübersicht
Ob personalisierte Tickets, Waren oder auch Hotelzimmer – mit unserem Shop-Modul können Sie all dies im Rahmen Ihres Events über die guestcom toolbox zum Kauf oder gratis anbieten. Dabei können auch Discounts über termin- oder gruppenspezifische Rabatte sowie individuelle Coupons einfach eingestellt und verwaltet werden. Für die Payment-Abwicklung muss lediglich Ihr Paypal–Account eingebunden werden und auch eine buchhalterisch einwandfreie Rechnung wird vom System für jeden Kaufvorgang automatisch generiert. Den Überblick behalten Sie dabei mühelos mit detaillierter Artikel- & Rechnungsliste.
Seating
Graphisches Seatingtool für jegliche Location- & Bestuhlungsvariante
Platzierung der Gäste in einen ausgewiesenen Bereich oder auf einen spezifischen Sitzplatz. Das Seating können Sie vorab maximal komfortabel per drag & drop über Ihren Laptop oder Touchscreen vornehmen. Oder Sie überlassen es der guestcom toolbox, die Gäste bei CheckIn nach Priorisierung & first-come-first-serve-Prinzip automatisch im Saal zu setzen. Umplatzierungen sind jederzeit möglich.
Digitaler CheckIn
Diverse Modi für unterschiedlichste Akkreditierungs-Situationen
Mit unserer Toolbox-App für alle mobilen Endgeräte gelingt der vernetzte Check-in ganz einfach per QR-Code. Aber auch der Live-Ausdruck vor Ort von Platzkarten oder Teilnehmer-Badges mit individuellen Informationen ist bei stationärem CheckIn an jedem Akkreditierungscounter möglich. Alternativ kann die Platzierungsinfo direkt als Mail an den Gast versendet werden. Flexible Umplatzierung ist während der Check-In-Phase jederzeit möglich. Stets ersichtlich: der Status jedes einzelnen Gastes & die Auslastung der Location sowie der einzelnen Platzierungsbereiche.
- SaaS
- Webapplikation / Cloud-Lösung inkl. App-Funktionalität
- Zertifizierter Webserver & Hosting in Deutschland mit regelmäßigen Sicherheits-Patches
- Passwortgeschützte User-Logins mit individuellen Zugriffsrechten (Rollen & Rechte, mandantenfähig)
- Zugang SSL-verschlüsselt
- Kompatibel mit gängigen Browsern (Chrome, Firefox, Opera, Safari) und aktuellen Betriebssystemen
- Compliance-gerechte & DSGVO-konforme Prozesse
- Regelmäßige Software-Updates
- Garantierte Erreichbarkeit von mind. 99,5%
- Import- & Exportmöglichkeit per Excel
- Automatischer Dubletten-Abgleich
- Paypal-Schnittstelle
- Nutzungsmöglichkeit einer guestcom toolbox oder eines eigenen Kunden-Systems
- Abwicklung einer Vielzahl von Events, auch parallel laufend
- Kundenspezifische Programmierungen nach individuellen Bedürfnissen
- Schnittstellenprogrammierung für andere Systeme