Toolbox-Features

Inhouse entwickelt und konzipiert von erfahrenen Guest-Managern bietet Ihnen die guestcom toolbox vielfältige Möglichkeiten und umfangreiche Features, um unterschiedlichste Arten von Guestmanagement-Prozessen smart & digital abzubilden – als Web-Applikation natürlich zu jeder Zeit und von jedem Ort erreichbar. Ob Sie die Toolbox selbstständig nutzen oder uns mit der Umsetzung betrauen möchten, ob Sie nur ein paar ausgewählte Features benötigen oder das ganze Portfolio ausschöpfen möchten: mit der modularen Struktur unseres Baukasten-Systems konfigurieren wir ein maßgeschneidertes Paket für Sie.

Datenbank & CRM

Zentrale & sichere Lösung mit individuellen Ansichts- & Zugriffsrechten

Der Kontaktpool bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Datensätze zu kategorisieren, zu clustern und zu diversen themenbezogenen Listen zu gruppieren. So erstellen Sie einfach und schnell Ihre abteilungsübergreifende Gästeliste. Stets ersichtlich auf allen Ebenen sind dabei sämtliche zur Person hinterlegten Daten sowie deren Event-Historie. Das Daten- & Listenhandling ist dabei ein Kinderspiel – egal wie viele Veranstaltungen und Registrierungsprozesse parallel laufen.

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Gäste, Teilnehmer & Kontaktgenerierung

Sekundenaktueller Stand der Anmeldungen, Zu- & Absagen

Ob geschlossener Teilnehmerkreis mit persönlicher Einladung oder Link für eine externe Registrierung – Ihre Gästeliste kann auf beiden Wegen generiert werden. Bestens geeignet ist die guestcom toolbox zudem auch zur Lead-Generierung im Rahmen von Promotion-Aktionen wie Gewinnspielen o.ä..

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Customizing & Templates

Individuelle Vorlagen & Layouts für vielfältige Nutzungsoptionen

Wir passen die Datenstruktur auf Ihre Bedürfnisse an und schaffen alle von Ihnen benötigten Felder im Kontaktpool sowie in den Gästelisten. Akkreditierungs-Seite und sämtliche eMails, ePasses, Serienbriefe, etc. gestalten wir in Ihrer CI oder einem eventspezifischen Layout. Zudem erstellen wir spezifische Templates für all Ihre Kommunikationsabsichten, die Sie jederzeit nutzen und einfach individualisieren können.

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Online-Registrierung & Websites

DSGVO-konform & Compliance-kompatibel

Die sichere & formal korrekte Erfassung der Gästedaten ist der zentrale Angelpunkt unserer Registrierungsseiten. Dabei kann jeder Anmeldeprozess intuitiv und User-freundlich aufgesetzt werden. Auf der Akkreditierungsseite können alle relevanten Informationen integriert werden. Darüber hinaus können ganz einfach separate Info-Seiten, z.B. als Bildergalerie, Eventprogramm, o.ä., erstellt werden.

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Eventkommunikation & Mailings

Individuelle ansprechende Layouts im Event- & Kunden-Design

Digitale Einladung, Anmeldebestätigung, Info- oder Dankesmail, u.v.m. – natürlich in Ihrer Firmen-CI oder dem eventspezifischen Design – kann mit personalisierter Ansprache per Knopfdruck versendet werden. Das gilt auch für Serienbriefe und andere Druckerzeugnisse. Sie können beliebig viele Templates für jedwede Kommunikationsabsicht anlegen.

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Teilnehmermanagement

Informationsgewinnung klar & einfach strukturiert

Komplexe Abfragen können einfach aufbereitet werden, ebenso ist der Upload von Bildern und Dokumenten seitens der Gäste möglich. Auch kontingentierte Angebote sind kein Problem. Unterschiedlichste Layouts, Informationen, Abfragen und Auswahlmöglichkeiten können je Gäste-Gruppe abgebildet werden. Die guestcom toolbox bietet vielfältige Features zum Teilnehmermanagement und führt alle gewonnenen Informationen in einer Gästeliste zusammen.

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Event-Statistiken & Berichte

Relevante Informationen auf einen Blick

Stets direkt im Dashboard oder in der App ersichtlich: der sekundenaktuelle Stand der Zu- & Absagen, die Auslastung der Location und der Buchungsstatus einzelner Artikel. Für alle anderen Arten von Berichten, Auflistungen & Informationszusammenstellungen können individuelle Templates inkl. Bildern zur einfachen PDF-Generierung hinterlegt werden. Dies umfasst auch Verkaufs-Reportings – alles in Ihrer CI.

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Ticketing & Shop

Transparente & übersichtliche Buchungsprozesse

Ob personalisierte Tickets, Waren oder auch Hotelzimmer – mit unserem Shop-Modul können Sie all dies im Rahmen Ihres Events über die guestcom toolbox zum Kauf oder gratis anbieten. Dabei können auch Discounts über termin- oder gruppenspezifische Rabatte sowie individuelle Coupons einfach eingestellt und verwaltet werden. Für die Payment-Abwicklung muss lediglich Ihr Paypal–Account eingebunden werden und auch eine buchhalterisch einwandfreie Rechnung wird vom System für jeden Kaufvorgang automatisch generiert. Den Überblick behalten Sie dabei mühelos mit detaillierter Artikel- & Rechnungsliste.

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Seating

Graphisches Seatingtool für jegliche Location- & Bestuhlungsvariante

Platzierung der Gäste in einen ausgewiesenen Bereich oder auf einen spezifischen Sitzplatz – bei Bedarf natürlich auch unter Wahrung der aktuell geltenden Abstandsregelung. Das Seating können Sie vorab maximal komfortabel per drag & drop vornehmen – oder Sie überlassen es der guestcom toolbox, die Gäste bei CheckIn nach Priorisierung & first-come-first-serve-Prinzip automatisch im Saal zu setzen. Umplatzierungen sind jederzeit möglich.

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Digitaler CheckIn

Diverse Modi für unterschiedlichste Akkreditierungs-Situationen

Kontaktloser CheckIn per iPad & QR-Code – mit unserer Toolbox-App für jegliches mobile Endgerät ganz einfach. Eine Platzierungsinfo kann in dem Moment zudem direkt als Mail & ePass versendet werden. Aber auch der Live-Ausdruck vor Ort von Platzkarten oder Teilnehmer-Badges ist bei stationärem CheckIn an jedem Akkreditierungscounter möglich. Stets ersichtlich: der Status jedes einzelnen Gastes & die Auslastung der Location sowie der einzelnen Platzierungsbereiche.

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Technische Basisinformationen

  • SaaS
  • Webapplikation / Cloud-Lösung inkl. App-Funktionalität
  • Zertifizierter Webserver & Hosting in Deutschland
  • Passwortgeschützte User-Logins mit individuellen Zugriffsrechten (Rollen & Rechte, mandantenfähig)
  • Zugang SSL-verschlüsselt
  • Kompatibel mit gängigen Browsern (Chrome, Firefox, Opera, Safari) und aktuellen Betriebssystemen
  • Compliance-gerechte & DSGVO-konforme Prozesse
  • Regelmäßige Software-Updates
  • Garantierte Erreichbarkeit von mind. 99,5%
  • Import- & Exportmöglichkeit per Excel
  • Automatischer Dubletten-Abgleich
  • Paypal-Schnittstelle
  • Nutzungsmöglichkeit einer guestcom toolbox oder eines eigenen Kunden-Systems
  • Abwicklung einer Vielzahl von Events, auch parallel laufend
  • Kundenspezifische Programmierungen nach individuellen Bedürfnissen
  • Schnittstellenprogrammierung für andere Systeme